Définition des frais professionnels
Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.
Ces sommes n’ont pas la nature de salaire tant du point de vue du droit du travail que du droit de la sécurité sociale.
Il s’agit notamment des frais de déplacement, de repas, des frais inhérents au télétravail…
L’employeur a l’obligation de rembourser au salarié les frais qui revêtent cette nature.
Modalités de prise en charge des frais professionnels par l’employeur
Deux principales modalités de prise en charge de ces frais coexistent :
- le remboursement sous forme d’allocations forfaitaires ;
- le remboursement des dépenses réellement engagées sur la base de justificatifs fournis par le salarié.
Régime social applicable en matière de remboursement de frais professionnels
Le principe est l’exclusion de ces sommes de l’assiette des cotisations et contributions sociales.
En effet, les sommes versées à titre de remboursement de frais professionnels sont exonérées de cotisations et contributions sociales à la condition que les dépenses qu’elles indemnisent revêtent bien un caractère professionnel et qu’elles correspondent bien aux frais réellement exposés.
Remboursement des frais par le versement d’allocations forfaitaires
L’employeur peut décider de rembourser les frais professionnels sachant que pour plusieurs catégories de frais professionnels, l’URSSAF fixe des limites forfaitaires d’exonération qui sont revalorisées chaque année.
Sont concernés :
- Les frais de repas lorsque le salarié est en déplacement ou travaille dans des conditions particulières ;
- Les frais de nourriture et de logement du salarié en grand déplacement ;
- Les allocations destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire d’installation dans le nouveau logement et de déménagement dans le cadre d’une mobilité professionnelle ;
- Les frais exposés dans le cadre du télétravail ;
- les indemnités forfaitaires kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel.
L’employeur qui verse une allocation d’un montant inférieur ou égal à cette limite n’a pas à justifier de la dépense, il doit simplement être en mesure de démontrer que les circonstances de fait prévues par la réglementation sont réunies.
Si l’allocation versée est supérieure à ces limites, la fraction excédentaire est exclue de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet, en produisant des justificatifs.
Pour les autres dépenses non prévues par des barèmes URSSAF, le remboursement sous forme d’allocations forfaitaires est également possible mais l’employeur ne bénéficiera pas d’une présomption d’utilisation de l’indemnité forfaitaire conformément à son objet.
Remboursement des dépenses réellement engagées
Il est toujours possible de rembourser les frais professionnels sur la base de leur valeur réelle.
L’employeur, en sa qualité de cotisant est toutefois tenu de respecter les 3 conditions suivantes :
- Il doit disposer de justificatifs précis permettant d’établir la réalité des frais remboursés et leur montant ;
- Les frais doivent avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
- Les frais remboursés ne doivent pas être d’un montant exagéré (car aucun plafond d’exonération n’est alors applicable).
