| Démarches à effectuer | Spécificités | Sanctions | |
| Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) | La DPAE comprend les informations suivantes : – Dénomination sociale de l’entreprise et adresse de l’établissement – Code APE – Numéro de Siret de l’établissement – Coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend – Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (à défaut d’immatriculation, il convient d’indiquer au salarié en parallèle qu’il doit effectuer les démarches auprès de la CPAM) – Date et heure d’embauche prévisibles – Nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI La DPAE doit être transmise à l’URSSAF avant l’embauche du salarié et au plus tôt 8 jours avant. Une copie de la DPAE (ou son accusé de réception) doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration. | – Salarié de nationalité étrangère : Vérification du titre permettant d’exercer une activité salariée – Emploi de stagiaire : Pas de DPAE – Pour les entreprise ayant adressé plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente : déclaration électronique obligatoire | – Pénalité de 1.245 € par salarié concerné (en 2024) – Sanctions pénales (délit de travail dissimulé) : 45.000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique 225.000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale |
| Registre Unique du Personnel | Le nouveau salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel qui doit obligatoirement comporter certaines mentions : – Nom – Prénoms – Sexe – Nationalité – Emploi – Qualification – Date de naissance – Dates d’entrée et de sortie dans l’établissement – Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation – Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, les types et numéros d’ordre du titre valant autorisation de travail – Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée » – Pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que les nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire – Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que les dénomination et adresse de ce dernier – Pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » – Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » – Pour le cas particulier des stagiaires, leurs nom et prénoms doivent être inscrit, dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre. Ces mentions doivent être inscrites de façon indélébile. | L’absence de registre, l’absence de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu’à 750 € d’amende par salarié concerné. | |
| Affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire obligatoire, mutuelle et prévoyance | Transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l’ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés. Pour la mutuelle, l’employeur doit la proposer au salarié qui est libre de la refuser ou non. | En cas d’oubli de déclaration d’un salarié : – Pénalité de 58 € par salarié et par mois ou par fraction de mois de retard. L’employeur dispose de 30 jours après la transmission de la déclaration pour la régulariser. | |
| Affiliation auprès du service de santé et organisation des examens médicaux d’embauche | Visite d’information et de prévention : inscrire le nouveau salarié auprès du service de santé au travail | Examen réalisé par un professionnel de santé du travail dans les 3 mois suivant l’embauche (ou avant son affectation pour un travailleur de nuit). La rémunération est maintenue que les examens soient réalisés ou non pendant le temps de travail. Renouvellement tous les 5 ans à partir de la 1ère visite ou tous les 3 ans pour les travailleurs spécifiques précités. Dispense possible si les conditions suivantes sont toutes réunies : – Visite précédente réalisée pour un emploi identique avec des risques d’exposition équivalents, – Visite précédente datant de moins de 5 ans – Le professionnel de santé doit être en possession de la dernière attestation de suivi (ce qui suppose d’interroger le salarié) – Aucun avis d’inaptitude ou d’aménagement du poste n’a été rendu au cours des 5 dernières années. | – Amende de 1.500 € – Peine de prison de 4 mois et amende de 3.750 € en cas de récidive |
