FAQ Contrôle URSSAF

Le recouvrement des cotisations et contributions sociales opéré par l’URSSAF est basé sur un système déclaratif.

Comme tout système déclaratif, il est nécessaire de procéder, a posteriori, à des contrôles afin de s’assurer du respect de la règlementation en la matière.

Le contrôle URSSAF répond à plusieurs exigences :

• Rechercher d’éventuelles infractions à la législation, notamment en matière de travail dissimulé ;
• Assurer le respect de la législation en la matière et assurer le financement du système de protection sociale mais également une concurrence équitable entre les différents acteurs économiques.

• Les employeurs (entreprises, associations, particuliers employeurs, syndicats, CSE, etc…) ;
• Les travailleurs indépendants.

Le cotisant contrôlé ne connaît jamais les raisons qui ont conduit au déclenchement du contrôle.

Ce dernier peut être diligenté pour diverses raisons :

• L’existence d’un plan de contrôle ciblant, par exemple, un secteur d’activité ;
• L’existence d’un contrôle réalisé par une autre administration comme l’administration fiscale ;
• L’existence d’un contrôle URSSAF survenu quelques années auparavant ;
• Une dénonciation ;
• Le pur hasard.

Il existe deux types de contrôle : le contrôle sur place et le contrôle sur pièces.

• Le contrôle sur place conduit à la visite d’un ou plusieurs inspecteurs dans le locaux de l’entreprise ;
• Le contrôle sur pièces concerne uniquement les entreprises et travailleurs indépendants occupant moins de 11 salariés et est réalisé par un agent dans les locaux de l’URSSAF

Quelle que soit la forme du contrôle, le cotisant bénéficie des garanties inhérentes au caractère contradictoire de la procédure et doit notamment recevoir préalablement au contrôle un avis de passage (sauf en cas de recherche de travail dissimulé).

Par ailleurs, le contrôle sur pièces peut toujours se transformer en contrôle sur place sans qu’il ne soit exigé que l’URSSAF adresse un nouvel avis de passage.

L’inspecteur URSSAF dispose de nombreuses prérogatives, comme :

• Un droit de visite dans les locaux de l’entreprise ;
• Un droit d’accès aux documents de l’entreprise nécessaires au contrôle ;
• Un droit d’audition des salariés ;
• Un droit de contrôle inopiné en cas de travail dissimulé.

Ce dernier est toutefois soumis aux règles déontologiques de sa profession et est tenu de respecter le principe du contradictoire tout au long du contrôle.

• Les frais professionnels (frais de repas, indemnités kilométriques, etc.)
• Les régimes d’allégements de cotisations ;
• Les avantages en nature ;
• Les indemnités de départs ;
• La protection sociale complémentaire (mutuelle et prévoyance).

• Pour les employeurs :

Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues. En cas de travail dissimulé le délai de prescription est toutefois de 5 ans.

• Pour les travailleurs indépendants :

Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle elles sont dues.

Oui, dans la mesure où les administrations communiquent entre elles, notamment dans le cadre de la lutte contre la fraude.

Ainsi, des communications peuvent intervenir entre l’URSSAF et :

• L’administration fiscale ;
• L’inspection du travail ;
• Pôle Emploi ;
• L’autorité judiciaire.

Au sein des entreprises employant moins de 20 salariés ou pour les travailleurs indépendants, le contrôle ne peut pas durer plus de 3 mois sauf dans certaines situations :

• En cas d’obstacle à contrôle, de constat d’abus de droit ou de travail dissimulé ;
• En cas de demande de report à l’initiative de l’URSSAF ou du cotisant ;
• En cas de constat du caractère insuffisant de la comptabilité ou inexploitable de la documentation ;
• En cas de transmission tardive de documents sollicités par l’inspecteurs (plus de 15 jours après la demande).

L’inspecteur peut interroger toutes les personnes rémunérées par le cotisant contrôlé afin de connaître :

• Leurs noms et adresses ;
• La nature des activités qu’elles exercent ;
• Le montant des rémunérations qu’elles perçoivent à ce titre.

Il convient de rappeler que les inspecteurs ne soient pas obligés de recueillir préalablement le consentement des personnes auditionnées (sauf lorsque le contrôle intervient dans le cadre de recherches portant sur le travail dissimulé).

A noter par ailleurs que la notion de « personne rémunérée » ne vise pas uniquement les salariés mais plus largement toutes les personnes qui perçoivent de la part du cotisant une rétribution, quelle que soit sa nature (à l’image d’un agent commercial, par exemple).

L’inspecteur ne peut toutefois pas auditionner les salariés d’une autre entreprise même si cette entreprise présente des liens étroits avec le cotisant.

Il ne peut pas non plus auditionner les salariés des prestataires de services intervenant dans les locaux de l’entreprise contrôlée.

L’inspecteur peut solliciter tous les documents nécessaires au contrôle, comme, par exemple :

• Les bulletins de paie ;
• Les contrats de travail ;
• Les statuts de la Société ;
• Le registre unique du personnel ;
• Les factures des prestataires de services ;
• Les justificatifs de remboursement de frais ;
• Les protocoles d’accords transactionnels ;
• Etc.

Non, les documents sollicités doivent nécessairement présenter un intérêt dans le cadre du contrôle et leur communication doit plus largement être jugée «nécessaire » à l’exercice du contrôle.

Il ne peut donc pas s’agir de documents personnels comme un agenda ou de documents dépourvus de lien avec le contrôle.

Oui, l’inspecteur peut solliciter que les documents qu’il souhaite consulter soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle.

Il doit toutefois en faire préalablement la demande auprès du cotisant.

Non, l’inspecteur URSSAF n’est pas autorisé à demander la communication auprès d’un tiers de documents non sollicités au cotisant faisant l’objet du contrôle.

Non, sauf en cas d’autorisation du cotisant contrôlé.

Il est toutefois en faculté d’emporter des copies des documents consultés.

A l’occasion du contrôle, l’inspecteur vérifie à la fois l’assiette, le taux et le calcul des cotisations suivantes :

• Les cotisations d’assurance maladie, maternité, invalidité, d’assurance vieillesse, d’allocations familiales ainsi que les cotisations d’accident du travail-maladies professionnelles ;
• Le forfait social ;
• La CSG ;
• La CRDS ;
• Le versement mobilité ;
• La contribution FNAL ;
• La contribution patronale au dialogue social ;
• Les cotisations AGS et assurance chômage ;
• La contribution patronale versée en cas d’attribution d’actions gratuites ou de stock-options ;
• La contribution sur les indemnités de mise à la retraite et sur les retraites « chapeau »
• Les cotisations personnelles versées par les travailleurs indépendants ;
• La contribution AGEFIPH.

Au terme des opérations de contrôle, l’URSSAF adresse au cotisant contrôlé un lettre mentionnant les éventuelles observations constatées.

Cette lettre sert à :

• Informer le cotisant ;
• Faire débuter la période dite « contradictoire » en donnant au cotisant l’opportunité de répondre aux observations en fournissant des explications et/ou des documents complémentaires ou en présentant des arguments visant à les contester.

La lettre d’observations doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

• L’objet du contrôle ;
• Les documents consultés ;
• La période vérifiée ;
• La possibilité de se faire assister par un Conseil de son choix ;
• La date de fin de contrôle ;
• Les observations faites durant le contrôle.

La lettre d’observations doit être signée et datée par le ou les inspecteurs ayant procédé au contrôle.

La réception de la lettre d’observations fait courir un délai de 30 jours pour y répondre. Le cotisant peut solliciter une prolongation de ce délai de 30 jours supplémentaires.

Le Code de la sécurité sociale n’impose pas de forme particulière. La réponse peut être effectuée par tout moyen donnant date certaine à sa réception.

En pratique il est préférable d’adresser le courrier de recommandé par lettre recommandée avec accusé de réception afin d’être en mesure de se ménager la preuve de l’envoi de la lettre dans le délai de 30 jours (ou de 60 jours en cas de prolongation du délai).

La réponse à la lettre d’observations peut conduire à contester la forme du redressement, le fond ou les deux.

Elle peut également permettre d’adresser des documents complémentaires.

Sur le fond des chefs de redressement, le cotisant peut ainsi apporter des précisions ou des éléments de contestation relatifs à un fondement juridique, l’assiette de redressement, le mode de calcul retenu…

Les textes prévoient expressément que l’agent de contrôle est tenu de répondre aux observations du cotisant adressées en réponse à la lettre d’observations de manière motivée.

Le cotisant doit ainsi recevoir un courrier détaillant pour chaque motif de redressement les redressement abandonnés ou qui font l’objet d’un nouveau calcul et les chefs de redressement maintenus.